ERP e força de vendas precisam conversar. Ou sua operação paga a conta.
ERP e força de vendas precisam conversar. Ou sua operação paga a conta.
Sua empresa pode ter um excelente ERP.
Pode ter uma boa equipe comercial.
Pode ter processos definidos, vendedores experientes e uma operação estruturada.
Mas existe um problema que pode comprometer tudo isso:
as informações do ERP e da força de vendas não conversam.
Quando isso acontece, o problema não fica restrito ao departamento de tecnologia.
Ele chega ao vendedor.
Chega ao gestor.
Chega ao cliente.
E, no final, chega ao resultado da empresa.
É por isso que a integração ERP com a operação comercial deixou de ser apenas uma questão de tecnologia e passou a ser uma questão estratégica.
O ERP sabe muita coisa. O vendedor também.
O ERP normalmente concentra informações fundamentais para o funcionamento da empresa:
- cadastro de clientes;
- produtos;
- preços;
- estoque;
- pedidos;
- condições comerciais;
- faturamento;
- contas e informações financeiras.
Já a força de vendas trabalha em outra parte da operação.
Ela está em contato com clientes, identificando oportunidades, negociando, apresentando produtos, acompanhando pedidos e construindo relacionamento.
O problema aparece quando esses dois mundos ficam separados.
O ERP possui uma informação.
O vendedor possui outra.
E alguém precisa fazer essa ponte manualmente.
É aí que começam os retrabalhos, erros e atrasos.
Quando os sistemas não conversam, alguém vira a integração
Imagine um vendedor que precisa consultar o estoque de um produto.
Ele entra em contato com alguém da empresa.
Depois precisa confirmar o preço.
Em seguida, verifica uma condição comercial.
Mais tarde, envia o pedido para outra pessoa lançar no ERP.
Cada etapa parece pequena.
Mas multiplique isso por dezenas de vendedores e centenas de pedidos.
O que parecia apenas uma tarefa administrativa se transforma em um enorme custo operacional.
Quando os sistemas não estão integrados, as pessoas acabam fazendo o trabalho que a tecnologia deveria fazer.
E isso custa tempo.
O vendedor não deveria ser um digitador de ERP
Uma das consequências mais comuns da falta de integração é colocar a equipe comercial para realizar tarefas operacionais.
O vendedor passa parte do dia:
- digitando pedidos;
- consultando informações em diferentes sistemas;
- conferindo preços;
- copiando dados;
- atualizando cadastros;
- procurando informações de estoque;
- verificando status de pedidos.
Tudo isso consome tempo que poderia estar sendo utilizado para vender.
A função da força de vendas deveria estar concentrada principalmente em clientes, oportunidades e relacionamento.
Não em transportar informação de um sistema para outro.
O que uma integração ERP pode mudar na prática?
Uma boa integração comercial pode conectar as informações que já existem na empresa com o trabalho realizado pela equipe de vendas.
Por exemplo:
ERP → força de vendas
O vendedor pode ter acesso a informações como:
- produtos disponíveis;
- preços;
- condições comerciais;
- histórico de pedidos;
- dados cadastrais;
- informações relevantes do cliente.
Força de vendas → ERP
As informações coletadas pela equipe comercial podem retornar ao ERP de forma estruturada, como:
- pedidos;
- novos clientes;
- atualizações cadastrais;
- informações comerciais;
- movimentações relacionadas à venda.
O resultado é uma operação em que a informação circula, em vez de ficar presa em sistemas isolados.
Integração comercial não é simplesmente conectar dois sistemas
É importante entender essa diferença.
Uma integração pode funcionar tecnicamente e ainda assim não resolver o problema comercial.
Por quê?
Porque não basta fazer dois sistemas trocarem dados.
É preciso entender quais dados precisam ser compartilhados, quando, por quem e com qual objetivo.
Por exemplo:
O vendedor precisa saber o estoque atualizado?
A condição de pagamento precisa aparecer no aplicativo de vendas?
O pedido precisa ser enviado automaticamente para o ERP?
O cadastro alterado pelo vendedor precisa voltar para o ERP?
O gestor precisa visualizar informações vindas dos dois ambientes?
Essas são perguntas de negócio.
A tecnologia entra para viabilizar a solução.
O custo da informação duplicada
Um dos grandes problemas das operações sem integração é a duplicidade de informação.
O cliente está cadastrado no ERP.
Mas também existe uma versão dele no sistema comercial.
O produto está cadastrado em um sistema.
E existe outro cadastro no ambiente de vendas.
O preço muda em um lugar.
Depois precisa ser atualizado manualmente no outro.
Quanto mais a empresa cresce, maior fica o risco.
E informação duplicada pode gerar consequências muito maiores do que simplesmente um cadastro desatualizado.
Pode gerar:
- pedido incorreto;
- preço errado;
- venda com condição inadequada;
- problemas de estoque;
- retrabalho;
- atrasos;
- perda de produtividade;
- experiência ruim para o cliente.
Quanto mais manual é o fluxo de informação, maior tende a ser o risco operacional.
Para o parceiro ERP, a integração também é uma oportunidade
Essa discussão não interessa apenas ao gestor comercial.
Ela também é extremamente relevante para parceiros ERP.
O ERP está cada vez mais conectado a outras soluções que complementam sua capacidade de atender o negócio.
Em vez de tentar resolver absolutamente tudo dentro de uma única plataforma, o ecossistema pode conectar ferramentas especializadas.
Uma solução de força de vendas, por exemplo, pode ampliar a capacidade comercial do ERP sem substituir aquilo que o ERP faz melhor.
Isso cria uma relação complementar:
ERP organiza a operação da empresa.
A força de vendas leva essa operação para o campo comercial.
Quando os dois estão conectados, o cliente ganha uma experiência mais completa.
Transformação digital começa pela integração
Falar em transformação digital não significa simplesmente trocar planilhas por sistemas.
Também não significa ter dezenas de ferramentas.
Uma empresa pode possuir muitos softwares e continuar trabalhando de maneira extremamente manual.
Transformação digital acontece quando a tecnologia consegue melhorar efetivamente a maneira como o negócio funciona.
E integração é uma parte importante desse processo.
Quando um pedido feito pelo vendedor chega corretamente ao ERP sem precisar ser redigitado, existe transformação.
Quando o vendedor consegue consultar informações atualizadas sem ligar para outro setor, existe transformação.
Quando o gestor consegue enxergar melhor a operação comercial porque os dados estão conectados, existe transformação.
Digitalizar não é apenas informatizar tarefas. É conectar processos.
Automação de vendas depende de informação integrada
A automação de vendas também fica muito mais poderosa quando os sistemas estão conectados.
Pense em um processo simples.
Um vendedor registra um pedido.
Se tudo estiver integrado, esse pedido pode seguir automaticamente para as próximas etapas da operação.
Sem integração, alguém precisa:
- receber a informação;
- conferir;
- copiar os dados;
- lançar no ERP;
- revisar;
- corrigir possíveis erros;
- acompanhar o processamento.
Quanto mais etapas manuais existem, mais lenta fica a operação.
Com processos integrados, parte desse trabalho pode acontecer automaticamente.
E isso não significa simplesmente “fazer mais rápido”.
Significa reduzir atividades que não agregam valor para o cliente ou para o vendedor.
O gestor ganha visibilidade
Existe outro benefício importante da integração.
Visibilidade.
Quando ERP e operação comercial trabalham separados, o gestor pode ter dificuldade para entender o que realmente está acontecendo.
Ele vê uma informação no ERP.
Outra no sistema comercial.
Outra em uma planilha.
E talvez precise pedir relatórios diferentes para cada área.
Com uma integração bem estruturada, fica mais fácil conectar essas informações.
Isso ajuda o gestor a responder perguntas como:
- Quanto está sendo vendido?
- Quais clientes estão comprando?
- Quais produtos possuem maior demanda?
- O que está acontecendo no estoque?
- Quais pedidos estão em andamento?
- Quais vendedores estão gerando mais oportunidades?
- Onde existem gargalos?
- Quanto tempo existe entre a venda e o processamento do pedido?
Quando os dados estão conectados, a gestão consegue enxergar melhor o processo inteiro.
Um exemplo prático
Imagine uma distribuidora que possui 20 vendedores externos.
Cada vendedor utiliza uma solução comercial para registrar pedidos.
Mas o ERP não possui integração.
No final do dia, os pedidos precisam ser enviados para uma equipe administrativa.
Essa equipe confere as informações e digita tudo novamente no ERP.
Se cada vendedor fizer 10 pedidos por dia, são aproximadamente 200 pedidos que precisam passar por esse processo.
Agora imagine que a operação seja integrada.
O vendedor registra o pedido.
O sistema valida as informações necessárias.
O pedido é enviado ao ERP.
A equipe administrativa acompanha as exceções em vez de redigitar todos os pedidos.
O ganho não está apenas na velocidade.
A empresa passa a utilizar as pessoas para analisar e resolver problemas, e não simplesmente para transportar dados.
Mas integração não significa automatizar tudo
Esse também é um ponto importante.
Uma integração mal planejada pode simplesmente automatizar um processo ruim.
Se o fluxo já possui informações desnecessárias, regras confusas ou cadastros inconsistentes, conectar os sistemas não resolve automaticamente o problema.
Antes de integrar, é importante entender:
O que realmente precisa ser integrado?
Qual sistema é a fonte daquela informação?
Quem é responsável por mantê-la correta?
Em que momento ela precisa ser atualizada?
O que deve acontecer quando existe uma divergência?
Essas definições fazem parte de uma boa estratégia de integração.
O ERP continua sendo importante. A força de vendas também.
Não se trata de escolher entre ERP e sistema comercial.
Cada ferramenta possui uma função.
O ERP é fundamental para a gestão operacional e administrativa da empresa.
A força de vendas precisa de ferramentas adequadas para trabalhar com clientes e oportunidades no dia a dia.
O objetivo da integração é fazer essas soluções trabalharem juntas.
É como uma equipe.
Não basta ter bons profissionais.
Eles precisam compartilhar informações para conseguir trabalhar bem.
Como a Demander pode ajudar?
É justamente nesse ponto que uma solução de força de vendas integrada ao ERP pode gerar valor.
A Demander pode atuar como uma extensão da operação comercial, aproximando a equipe de vendas das informações que já existem no ERP.
Isso permite que o vendedor tenha acesso a informações importantes para sua rotina e que os dados comerciais possam retornar para a operação de forma organizada.
Para o gestor, isso significa uma operação mais conectada.
Para o vendedor, menos tarefas manuais.
Para o parceiro ERP, uma solução complementar capaz de ampliar a utilização das informações do ERP no campo comercial.
E para o cliente final, uma experiência de compra mais eficiente.
Integração não precisa significar substituir o que já funciona.
Pode significar conectar melhor aquilo que a empresa já possui.
Sua empresa está realmente integrada?
Antes de investir em novos processos ou ferramentas, vale observar alguns sinais:
- O vendedor precisa consultar várias pessoas para obter informações do cliente?
- Os pedidos precisam ser digitados mais de uma vez?
- Existem cadastros duplicados?
- Os preços precisam ser atualizados manualmente?
- O vendedor consegue consultar estoque de forma rápida?
- Informações comerciais ficam em planilhas?
- O gestor precisa consolidar relatórios de diferentes sistemas?
- Existem erros causados por informações divergentes?
- Sua equipe administrativa perde tempo digitando pedidos?
- ERP e força de vendas possuem uma comunicação automática?
Se várias respostas forem “sim”, talvez sua empresa não tenha um problema de produtividade da equipe.
Talvez tenha um problema de integração.
ERP e força de vendas fazem parte da mesma operação.
O ERP concentra informações essenciais para o negócio.
A equipe comercial transforma essas informações em relacionamento, oportunidades e vendas.
Quando os dois trabalham separados, a empresa cria barreiras desnecessárias.
Quando trabalham integrados, o fluxo fica mais simples, rápido e confiável.
É por isso que a integração ERP deve ser encarada como uma decisão comercial e estratégica, não apenas tecnológica.
Porque, no final, cada informação que precisa ser digitada novamente, cada consulta manual e cada sistema que não conversa com o outro tem um custo.
E alguém sempre paga essa conta.
Pode ser o vendedor.
Pode ser o gestor.
Pode ser a equipe administrativa.
Ou pode ser o próprio cliente.
Entenda como integrar ERP e operação comercial para reduzir retrabalho, aumentar a produtividade da força de vendas e transformar informação em resultado.
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